Portanto, um Plano de Continuidade de Negócios (PCN) se torna essencial para garantir que uma empresa mantenha suas operações, mesmo diante das maiores adversidades.
Para facilitar o entendimento, PCN, em termos simples, é uma estratégia detalhada que prepara a organização para enfrentar e superar interrupções, sejam elas causadas por desastres naturais, falhas de infraestrutura, ciberataques ou crises econômicas.
A importância desse plano vai além de proteger o patrimônio da empresa; trata-se de assegurar que a organização tenha os meios necessários para reagir rapidamente a eventos inesperados e minimizar os impactos negativos.
Imagine, por exemplo, uma empresa que perde o acesso aos seus dados devido a um
crime cibernético. Com um PCN bem estruturado, essa empresa pode proteger informações sensíveis e retornar suas operações em tempo hábil, evitando perdas financeiras e danos à reputação.
Por que seu negócio precisa de um PCN?
A "Pesquisa Nacional sobre Maturidade em Gestão de Crises e Continuidade de Negócios," realizada pela Protiviti, trouxe à tona os principais riscos que impactam gravemente as organizações brasileiras.
A pesquisa aponta que esses riscos de alto impacto têm potencial para causar rupturas significativas nas operações e levar a perdas financeiras de até R$10 milhões. Sendo assim, estes resultados sublinham a importância de um planejamento estratégico para reduzir vulnerabilidades e mitigar os efeitos de crises inesperadas
Portanto, um Plano de Continuidade de Negócios é uma ferramenta estratégica que cria uma rede de proteção para o seu negócio por meio de benefícios interligados tais como:
- Minimização de perdas financeiras:
um PCN bem estruturado pode reduzir significativamente os impactos financeiros de uma interrupção, mitigando esses prejuízos e permitindo uma recuperação financeira mais rápida e menos onerosa;
-
Garantia de continuidade nas operações:
sua empresa pode manter suas atividades em funcionamento, mesmo em meio a crises. Isso evita a perda de clientes e atrasos operacionais que afetam toda a cadeia de fornecimento;
-
Proteção contra
danos à reputação da empresa:
a forma como uma empresa reage em tempos de crise reflete diretamente em sua imagem. Nesse sentido, uma resposta ágil e eficaz mostra resiliência empresarial e a capacidade de enfrentar desafios com eficiência;
-
Garantia de conformidade regulatória:
um PCN bem elaborado garante que a empresa continue em conformidade com as exigências legais, protegendo-a de sanções e outros problemas regulatórios;
-
Continuidade operacional de produtos e serviços: por meio de um
plano de continuidade de negócios as operações podem permanecer em funcionamento, sem afetar os processos internos de atendimento, venda e distribuição;
- Proteção dos recursos humanos: fornece diretrizes claras e suporte para proteger os funcionários, orientando-os com medidas de segurança e garantindo que tenham o apoio necessário para enfrentar situações adversas.
Como criar um Plano de Continuidade dos Negócios eficaz?
Para criar um Plano de Continuidade de Negócios eficiente que auxilie a empresa na gestão de crises, é essencial seguir as etapas que mencionaremos a continuação.
Análise de riscos
O primeiro passo para um PCN de qualidade é a identificação das ameaças específicas que podem impactar o negócio, considerando desde falhas em sistemas de tecnologia até desastres naturais e crises financeiras.
Definição de processos críticos
Os resultados apontados pelo primeiro passo permitirão priorizar os riscos de acordo com a probabilidade e impacto, além de definir quais medidas de contenção são mais adequadas para cada caso.
Elaboração de planos de ação
O plano de ação descreve passo a passo o que fazer em diferentes situações de crise e para a recuperação de desastres. Esse planejamento deve incluir protocolos para comunicação, coordenação de equipes e alocação de recursos de forma ágil e eficiente.
Portanto, cada possível cenário precisa de um plano específico, abordando o fluxo de informações, as responsabilidades dos colaboradores e as medidas de
segurança e mitigação.
Testes e revisões
Para garantir que o PCN funcione conforme o esperado, é fundamental realizar testes regulares, que nada mais são do que simulações e exercícios práticos. Estes testes ajudam a identificar possíveis falhas no plano, além de permitir revisões e atualizações com base em novos riscos e feedbacks das equipes.
Além disso, testes frequentes também contribuem para que todos os colaboradores entendam seu papel e saibam reagir adequadamente, sem esquecer o passo a passo a ser seguido quando a
ameaça cibernética chegar.
Seguindo essas etapas, é possível desenvolver um Plano de continuidade dos Negócios eficiente que colabore para o funcionamento ininterrupto das operações, mitigando os impactos de crises e preservando a
segurança da informação e financeira da empresa.
Elementos essenciais de um Plano de Continuidade de Negócios
Para garantir a eficácia de um Plano de Continuidade de Negócios, é fundamental incluir alguns elementos essenciais que colaboram para o bom funcionamento do mesmo.
Comunicação durante o Plano de Continuidade de Negócios
Ter uma estratégia clara de comunicação em momentos atípicos é um dos pilares para que tudo corra bem. O PCN deve definir como e quando comunicar o incidente aos colaboradores, fornecedores, clientes e stakeholders.
Além disso, esse plano deve incluir a designação porta-vozes e canais de comunicação confiáveis para evitar o pânico e manter a transparência durante uma crise.
Recuperação de dados comprometidos
Em situações de perda de dados, como ataques cibernéticos ou falhas técnicas, o PCN deve contar com backups regulares, acesso a cópias de segurança e procedimentos para restaurar rapidamente sistemas e informações essenciais.
Continuidade das operações
O PCN identifica e define estratégias para que as operações continuem ou sejam retomadas rapidamente. Isso pode incluir redirecionamento de tarefas, uso de sistemas alternativos e redefinição de processos alternativos para garantir a continuidade.
Local de recuperação
Outro elemento essencial e que é importante prever é um local temporário onde os colaboradores possam trabalhar se a instalação principal ficar indisponível.
Vale destacar que esse local de recuperação pode ser físico ou virtual (com trabalho remoto), e deve estar equipado com todos os recursos para que as operações essenciais prossigam, assegurando que a empresa mantenha a produtividade mesmo durante o cenário de emergência.
Dicas práticas para implementar um Plano de Continuidade dos Negócios
Além de contemplar os elementos citados anteriormente, implementar um PCN exige um planejamento minucioso e engajamento de toda a empresa. Afinal, trata-se de um trabalho em equipe onde a união faz a força.
Por isso, a seguir apresentamos algumas dicas práticas para garantir uma implementação funcional.
- Envolva as lideranças desde o início: o apoio da alta gestão é muito importante para que o PCN tenha relevância e autoridade, ajudando a integrar o plano às estratégias corporativas e a criar uma cultura de continuidade;
- Mapear processos e responsabilidades: designe responsáveis para cada etapa do plano, garantindo que todos saibam suas funções e como agir;
- Documentação clara e acessível: o plano de ação deve ser documentado em local de fácil acesso e deve facilitar a compreensão por meio de manuais, fluxogramas ou até mesmo checklists;
- Estabeleça um protocolo de comunicação: defina uma cadeia de comunicação que seja rápida e confiável, incluindo os colaboradores, clientes e stakeholders. Isso evita ruídos e informações desencontradas, essenciais em momentos de crise;
- Invista em Treinamentos e Exercícios de Simulação: é a prática que prepara a equipe para situações reais. Mesmo com protocolos bem estabelecidos, realize simulações periódicas de treinamento para manter a equipe capacitada;
- Monitore e atualize o PCN regularmente: as ameaças podem mudar ao longo do tempo, então é fundamental revisar o PCN de maneira periódica para incluir novos riscos e ajustar os protocolos conforme o desenvolvimento do mercado ou a introdução de novas tecnologias;
- Automatize processos sempre que possível: ferramentas de automação para backup de dados, comunicação emergencial e monitoramento de riscos aumentam a eficiência do Plano de Continuidade, diminuindo a possibilidade de falhas humanas.
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Um PCN bem estruturado protege as finanças, a reputação e a confiança dos stakeholders, além de assegurar o bem-estar dos colaboradores e a continuidade dos serviços.
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