Se existem profissionais que lidam com dados todos os dias são os contadores. Afinal, todos os dias são trocadas informações importantes e confidenciais com os clientes.
Isso significa que os contadores também são alvo de ataques e podem se prejudicar muito com o vazamento desses dados. Já perder documentos pode significar um problema tanto para o cliente quanto para a imagem e reputação da empresa contábil.
Mas afinal, como evitar que isso aconteça?
O que significa proteger os dados dos contadores?
Proteger os dados dos contadores nada mais é que a chamada segurança da informação.
A segurança da informação é o conjunto de ações que tem como objetivo garantir a integridade dos dados e informações armazenados, bem como prevenir riscos, perdas e danos nos sistemas e dispositivos.
Afinal, informações e dados têm muito valor e precisam ser protegidos, sendo cada vez mais importantes na nossa sociedade.
Inclusive, um estudo em 13 países da empresa multinacional de consultoria de gestão, tecnologia da informação, Accenture , afirma que o brasileiro é considerado o povo mais inseguro em relação ao vazamento de dados e que 76% dos entrevistados no nosso país temem ter informações pessoais vazadas na internet.
Quando se trata de escritórios de contabilidade, esses vazamentos podem ser muito mais graves, considerando que os dados armazenados se referem ao financeiro e informações pessoais. Por isso, os clientes precisam de segurança para confiarem no seu trabalho.
E como os contadores podem garantir a segurança dos dados dos seus clientes? Vamos dar algumas dicas!
Como garantir a segurança das informações dos contadores?
Seguem algumas atitudes que os escritórios de contabilidades podem adotar para evitar o vazamento de informações dos clientes na rede:
1. Utilize boas práticas para logins e senhas
Quando se trata de acesso a emails e sistemas, tudo o que a empresa puder fazer para dificultar a ação dos crackers é válido.
Dessa forma, utilizar sempre senhas fortes e trocá-las de tempos em tempos, pode até parecer óbvio, mas nem todas as empresas mantêm esse hábito.
Senhas que contenham diversos caracteres, letras maiúsculas e minúsculas e números, todos em sequência aleatória são sempre as melhores opções.
Além disso, a utilização de um bom firewall é fundamental, afinal, ele analisa o tráfego da rede e impede que os dados sejam acessados.
Outra dica é sempre utilizar o duplo fator de autenticação dos emails. Assim, as chances de invasão também diminuem.
2. Cuidado com os backups
Antes de mais nada: backups são fundamentais! Isso porque no caso de uma invasão com solicitação de resgate pelas suas informações, ter um backup vai fazer com que o escritório de contabilidade não precise desembolsar para obter os dados de volta.
No entanto, cuidado onde você mantém esse backup, afinal, ele também pode se tornar um alvo para os ataques.
Sendo assim, armazene-os em locais distintos, sempre com senhas ou demais proteções que possam existir.
3. Assinatura digital dos documentos dos contadores
Considerando que hoje em dia, a maioria dos contadores utiliza programas na nuvem para armazenar documentos, é fundamental a utilização de assinatura digital criptografada para que esses se mantenham em segurança.
Por mais que a nuvem seja realmente o ambiente mais seguro, devido aos seus sistemas robustos e controlados, todo cuidado é pouco.
Assim, para acessar os contratos ou demais documentos, será necessária a assinatura para dar autenticidade e segurança para verificá-los e validá-los.
4. Suporte de empresas especializadas
Conforme mencionamos, os contadores são um grande alvo para os ataques cibernéticos . Sendo assim, contratar uma empresa ou profissional especializado para garantir a segurança dos dados não é um gasto desnecessário.
Assim, você estará sempre por dentro das novidades relacionadas à proteção de dados e sua empresa se manterá mais segura, correndo menos riscos de sofrer impactos financeiros.
5. Treine sua equipe
Se o seu escritório de contabilidade possui outras pessoas, é fundamental que todas elas estejam a par desses riscos e constantemente treinadas para evitá-los. Afinal, uma equipe engajada e participativa torna o trabalho de proteção mais eficiente.
Então, investir em treinamento pode ser uma boa tática. Assim, eles vão saber como agir ao telefone, por email e como proteger e armazenar informações sensíveis.
Outra dica é ter um documento que constam todas as boas práticas para que todos os colaboradores estejam sempre informados sobre o que devem e o que não devem fazer.
Se você deseja realmente proteger sua empresa, o ideal é sempre contar com um seguro Cyber. Afinal, ele torna sua empresa mais segura contra vazamento de informações, roubo de identidade digital e outros malefícios de perda de dados ou ataques cibernéticos. Contrate já !
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